Descripción general
Una empresa de servicios de activos de nivel 1 que gestiona las conciliaciones de efectivo y valores a través de un equipo de operaciones de 1.200 personas implementó Smart Agents para codificar procesos manuales fragmentados y eliminar la dependencia de flujos de trabajo basados en correo electrónico a través de sistemas desconectados.
El desafío
Las operaciones de conciliación de la empresa abarcaban múltiples sistemas desconectados, con el correo electrónico utilizado como canal de comunicación principal para la gestión de excepciones y la correspondencia con las contrapartes. Esto creó un alto grado de dependencia humana en todo el proceso, lo que agravó el riesgo de desgaste, ya que el conocimiento institucional residía en el personal individual en lugar de ser capturado sistemáticamente. A gran escala, la combinación de fragmentación y traspasos manuales hizo que la ejecución consistente y auditable de los procesos fuera cada vez más difícil de mantener.
Solución
La empresa implementó Smart Agents para codificar sus flujos de trabajo de conciliación y reemplazar los procesos dependientes del correo electrónico con una ejecución de agentes estructurada y autónoma. Smart Agents capturó el conocimiento institucional existente y los procedimientos operativos estándar, lo que permitió a los agentes investigar excepciones, recuperar datos de sistemas conectados, enviar comunicaciones estructuradas a las contrapartes directamente y cerrar casos con un registro de auditoría completo, reduciendo la dependencia de la experiencia individual y creando un modelo operativo repetible y escalable.
Beneficios
Smart Agents codificó el 90 % de los procesos de conciliación de la empresa, transformando flujos de trabajo previamente indocumentados y dependientes de personas en operaciones ejecutadas por agentes, gobernadas y auditables. Se eliminó la dependencia del correo electrónico como mecanismo principal de coordinación, lo que redujo materialmente el riesgo de desgaste y mejoró la consistencia del proceso. Se proyecta que el compromiso generará 64 millones de dólares en ahorros operativos a tres años, lo que representa el programa de transformación de conciliaciones más significativo de la empresa hasta la fecha.
