Aperçu
Une société de services titres de niveau 1, gérant les rapprochements de trésorerie et de titres au sein d’une équipe opérationnelle de 1 200 personnes, a déployé Smart Agents pour codifier des processus manuels fragmentés et éliminer la dépendance à des workflows pilotés par e-mail au sein de systèmes déconnectés.
Défi
Les opérations de rapprochement de l’entreprise s’étendaient sur plusieurs systèmes déconnectés, l’e-mail étant utilisé comme principal canal de communication pour la gestion des exceptions et la correspondance avec les contreparties. Cela a créé un fort degré de dépendance humaine tout au long du processus, aggravant le risque d’attrition, car la connaissance institutionnelle résidait chez des collaborateurs individuels plutôt que d’être capturée de manière systématique. À grande échelle, la combinaison de la fragmentation et des transferts manuels rendait l’exécution cohérente et auditables des processus de plus en plus difficile à maintenir.
Solution
L’entreprise a mis en œuvre Smart Agents pour codifier ses workflows de rapprochement et remplacer les processus dépendants de l’e-mail par une exécution structurée et autonome par des agents. Smart Agents a capturé la connaissance institutionnelle existante et les procédures opérationnelles standard, permettant aux agents d’enquêter sur les exceptions, de récupérer des données depuis les systèmes connectés, d’envoyer directement des communications structurées aux contreparties et de clôturer les dossiers avec une piste d’audit complète, réduisant la dépendance à l’expertise individuelle et créant un modèle opérationnel reproductible et évolutif.
Avantages
Smart Agents a codifié 90 % des processus de rapprochement de l’entreprise, transformant des workflows auparavant non documentés et dépendants des personnes en opérations gouvernées et auditables, exécutées par des agents. La dépendance à l’e-mail comme principal mécanisme de coordination a été éliminée, réduisant sensiblement le risque d’attrition et améliorant la cohérence des processus. Il est prévu que l’engagement génère 64 millions de dollars d’économies opérationnelles sur trois ans, représentant le programme de transformation des rapprochements le plus important de l’entreprise à ce jour.
