Cada mes, el personal de Prudential debe conciliar miles de transacciones para garantizar que todos los pagos de los clientes a través de diversos canales se reciban con precisión y que todas las reclamaciones, indemnizaciones y otros gastos se paguen puntualmente. Este proceso implica una comparación meticulosa de los extractos bancarios con los libros auxiliares internos para identificar y resolver discrepancias. Sin embargo, el proceso de conciliación es altamente manual y repetitivo, lo que hace que no sea escalable ni satisfactorio para el personal implicado. Prudential (Singapur) necesitaba una solución para los nuevos métodos de pago, que permitiera a su departamento financiero convertir un desafío empresarial en una ventaja competitiva.
Desafíos
Prudential (Singapur) se enfrentaba al reto de satisfacer la demanda de los clientes de diversos canales de pago nuevos. Tradicionalmente, los clientes utilizaban los bancos para pagar productos de protección, ahorro e inversión a través de opciones como transferencias en cajeros automáticos, banca en línea y tarjetas de crédito. Sin embargo, el auge de las formas de pago electrónico y los monederos electrónicos, facilitados por los códigos QR y las aplicaciones móviles, ha proporcionado a los clientes nuevas opciones. Este entorno dinámico presenta desafíos para empresas como Prudential, que necesitan dar servicio a estos nuevos canales y gestionar todo tipo de transacciones.
La falta de estandarización entre los bancos en cuanto a la comunicación de la información de pago provoca discrepancias entre el importe pagado y la factura del producto. En consecuencia, el equipo financiero de Prudential tenía que cotejar cada cheque o transferencia bancaria con los números de referencia bancarios, las identidades de los clientes y las facturas de los productos. Operar con múltiples cuentas generaba un volumen de trabajo significativo, y la introducción de nuevos canales de pago hizo que la situación fuera insostenible.
Solución
La plataforma Smart Reconciliations Premium de Smartstream proporcionó a Prudential un cotejo diario y automatizado de las transferencias de dinero, tanto entrantes como salientes, con un registro de auditoría completo.
Implementación
Smart Reconciliations Premium OnDemand es agnóstico al canal de pago. Una vez que todos los pagos son aceptados o entregados, la solución se pone en marcha revisando todas las transacciones en ambas direcciones que están registradas en el libro mayor de Prudential y en los extractos bancarios.
La solución revisa todos estos extractos y los coteja, de modo que existe un registro claro que conecta las acciones con los movimientos de dinero. A continuación, marca cualquier elemento que no coincida para que el equipo financiero de Prudential pueda realizar el seguimiento.
Beneficios
- Transformación del lote de conciliación mensual en uno diario
- Eliminación de errores derivados de la manipulación manual
- Mejora de la transparencia y el control con un registro de auditoría
- Capacitación del personal para centrarse en un número reducido de discrepancias y otras tareas de valor añadido
- Mejora de la moral del personal y del equilibrio entre la vida laboral y personal
- Solución escalable ante el aumento de volumen
- Sentó las bases para impulsar la conciliación automatizada en todo el departamento financiero
Andreas Rosenthal, director financiero de Prudential Singapur
“Contamos con Smartstream e implementamos su plataforma Smart Reconciliations Premium con el objetivo principal de automatizar las conciliaciones bancarias. Los beneficios han sido magníficos. Al eliminar todo el trabajo manual, mejoró el equilibrio entre la vida laboral y personal de nuestro personal, nos permitió escalar nuestro negocio y esto tiene un impacto directo en nuestros clientes, ya que podemos conciliar los pagos con mucha más rapidez”
