Jeden Monat müssen die Mitarbeiter von Prudential Tausende von Transaktionen abstimmen, um sicherzustellen, dass alle Kundenzahlungen über verschiedene Kanäle hinweg korrekt eingehen und alle Forderungen, Entschädigungen und sonstigen Ausgaben zeitnah beglichen werden. Dieser Prozess beinhaltet einen sorgfältigen Abgleich von Kontoauszügen mit internen Hauptbüchern, um Diskrepanzen zu identifizieren und zu beheben. Der Abstimmungsprozess ist jedoch sehr manuell und repetitiv, was ihn weder skalierbar noch erfüllend für die beteiligten Mitarbeiter macht. Prudential (Singapur) benötigte eine Lösung für neue Zahlungsmethoden, die es ihrer Finanzabteilung ermöglicht, eine geschäftliche Herausforderung in einen Wettbewerbsvorteil zu verwandeln.
Herausforderungen
Prudential (Singapur) stand vor der Herausforderung, die Kundennachfrage nach verschiedenen neuen Zahlungskanälen zu befriedigen. Traditionell nutzten Kunden Banken, um Schutz-, Spar- und Anlageprodukte über Optionen wie Geldautomatenüberweisungen, Online-Banking und Kreditkarten zu bezahlen. Der Aufstieg elektronischer Zahlungsformen und E-Wallets, ermöglicht durch QR-Codes und mobile Apps, hat den Kunden jedoch neue Wahlmöglichkeiten eröffnet. Dieses dynamische Umfeld stellt Unternehmen wie Prudential vor Herausforderungen, die diese neuen Kanäle bedienen und alle Arten von Transaktionen verwalten müssen.
Die mangelnde Standardisierung bei der Kommunikation von Zahlungsinformationen zwischen Banken führt zu Diskrepanzen zwischen dem gezahlten Betrag und der Produktrechnung. Folglich musste das Finanzteam von Prudential jeden Scheck oder jede Überweisung mit Bankreferenznummern, Kundenidentitäten und Produktrechnungen abgleichen. Die Verwaltung mehrerer Konten führte zu einem erheblichen Arbeitsaufwand, und die Einführung neuer Zahlungskanäle machte die Situation unhaltbar.
Lösung
Die Smart Reconciliations Premium-Plattform von Smartstream bot Prudential einen täglichen, automatisierten Abgleich von Geldtransfers, ein- und ausgehend, komplett mit einem Audit-Trail.
Implementierung
Smart Reconciliations Premium OnDemand ist unabhängig vom Zahlungskanal. Sobald alle Zahlungen akzeptiert oder geliefert wurden, beginnt die Lösung mit der Überprüfung aller Transaktionen in beide Richtungen, die in Prudentials Hauptbuch und auf den Kontoauszügen registriert sind.
Die Lösung überprüft und gleicht all diese Kontoauszüge ab, sodass eine klare Aufzeichnung besteht, die Aktionen mit den Geldbewegungen verbindet. Anschließend kennzeichnet sie alles, was nicht übereinstimmt, damit das Finanzteam von Prudential nachfassen kann.
Vorteile
- Monatliche Abstimmungsstapel in tägliche umgewandelt
- Fehler durch manuelle Bearbeitung eliminiert
- Verbesserte Transparenz und Kontrolle mit Audit-Trail
- Mitarbeitern ermöglicht, sich auf eine Handvoll Unstimmigkeiten und andere wertschöpfende Aufgaben zu konzentrieren
- Verbesserte Mitarbeitermoral und Work-Life-Balance
- Skalierbare Lösung bei Volumensteigerung
- Grundlage für die Automatisierung der Abstimmung im gesamten Finanzbereich geschaffen
Andreas Rosenthal, Chief Financial Officer, Prudential Singapore
„Wir haben Smartstream hinzugezogen und deren Smart Reconciliations Premium-Plattform mit dem primären Ziel implementiert, Bankabstimmungen zu automatisieren. Die Vorteile waren großartig. Die Work-Life-Balance unserer Mitarbeiter wurde durch die Eliminierung der gesamten manuellen Arbeit verbessert, es ermöglichte uns, unser Geschäft zu skalieren, und dies hat direkte Auswirkungen auf unsere Kunden, da wir Zahlungen viel schneller abstimmen können.“
