Chaque mois, le personnel de Prudential doit rapprocher des milliers de transactions pour s’assurer que tous les paiements clients via divers canaux sont correctement reçus et que toutes les réclamations, compensations et autres dépenses sont payées rapidement. Ce processus implique une comparaison méticuleuse des relevés bancaires avec les grands livres internes afin d’identifier et de résoudre les écarts. Cependant, le processus de rapprochement est hautement manuel et répétitif, ce qui le rend ni évolutif ni épanouissant pour le personnel concerné. Prudential (Singapour) avait besoin d’une solution pour les nouvelles méthodes de paiement, permettant à son département financier de transformer un défi commercial en un avantage concurrentiel.
Défis
Prudential (Singapour) a été confrontée au défi de répondre à la demande des clients pour divers nouveaux canaux de paiement. Traditionnellement, les clients utilisaient les banques pour payer leurs produits de protection, d’épargne et d’investissement via des options telles que les virements bancaires, les services bancaires en ligne et les cartes de crédit. Cependant, l’essor des formes de paiement électronique et des portefeuilles électroniques, facilités par les codes QR et les applications mobiles, a offert de nouveaux choix aux clients. Cet environnement dynamique présente des défis pour des entreprises comme Prudential qui doivent desservir ces nouveaux canaux et gérer tous les types de transactions.
Le manque de standardisation entre les banques concernant la communication des informations de paiement entraîne des écarts entre le montant payé et la facture du produit. Par conséquent, l’équipe financière de Prudential devait recouper chaque chèque ou virement bancaire avec les numéros de référence bancaire, les identités des clients et les factures des produits. La gestion de plusieurs comptes a généré un volume de travail considérable, et l’introduction de nouveaux canaux de paiement a rendu la situation intenable.
Solution
La plateforme Smart Reconciliations Premium de Smartstream a fourni à Prudential un rapprochement quotidien et automatisé des transferts d’argent, entrants et sortants, avec une piste d’audit complète.
Mise en œuvre
Smart Reconciliations Premium OnDemand est agnostique au canal de paiement. Une fois tous les paiements acceptés ou livrés, la solution se met au travail en examinant toutes les transactions dans les deux sens qui sont enregistrées dans le grand livre et les relevés bancaires de Prudential.
La solution examine tous ces relevés et les rapproche, de sorte qu’il existe un enregistrement clair reliant les actions aux mouvements d’argent. Ensuite, elle signale tout ce qui ne correspond pas afin que l’équipe financière de Prudential puisse faire un suivi.
Avantages
- Transformation du lot de rapprochement mensuel en un lot quotidien
- Élimination des erreurs dues à la manipulation manuelle
- Amélioration de la transparence et du contrôle grâce à la piste d’audit
- Permettre au personnel de se concentrer sur une poignée de non-concordances et d’autres tâches à valeur ajoutée
- Amélioration du moral du personnel et de l’équilibre vie professionnelle/vie privée
- Solution évolutive avec l’augmentation du volume
- Préparer le terrain pour un rapprochement automatisé dans l’ensemble des finances
Andreas Rosenthal, Directeur Financier, Prudential Singapore
« Nous avons fait appel à Smartstream et mis en œuvre leur plateforme Smart Reconciliations Premium avec l’objectif principal d’automatiser les rapprochements bancaires. Les avantages ont été considérables. L’amélioration de l’équilibre vie professionnelle/vie privée de notre personnel en éliminant tout le travail manuel nous a permis de développer notre activité, ce qui a un impact direct sur nos clients car nous sommes en mesure de rapprocher les paiements beaucoup plus rapidement »
