La justificación del libro mayor es un aspecto fundamental de la conciliación de cuentas, que se realiza mensualmente, trimestralmente y al cierre del ejercicio. En esencia, sirve como un proceso de certificación de cuentas que permite a las organizaciones cumplir los requisitos de información regulatoria. En EE. UU., por ejemplo, esto se enmarca en la Ley Sarbanes-Oxley de 2002 (SOX), concretamente en la Sección 404 sobre evaluación de riesgos de arriba abajo (TDRA), supervisada por la Securities and Exchange Commission (SEC) y el Public Company Accounting Oversight Board (PCAOB). Esta normativa se aplica no solo en EE. UU., sino también en otros países, respaldando investigaciones y pruebas de control relacionadas con la información financiera interna.
Desafíos
Para un cliente, un banco estadounidense de primer nivel, sus operaciones abarcaban más de 100 sistemas de sublibro con interfaces manuales, gestionando más de 150.000 cuentas. Un equipo dedicado de 500 empleados dependía predominantemente de hojas de cálculo de Excel para las conciliaciones. Esto dio lugar a la asombrosa cifra de 100.000 horas dedicadas a preparar conciliaciones y 7.000 horas a aprobaciones y revisiones. El tiempo total necesario para preparar, conciliar e investigar el proceso de conciliación trimestral era de cuatro semanas.
También había problemas de SOX específicamente relacionados con la transparencia. La naturaleza manual de la conciliación implicaba que no solo era propensa al error humano, sino que la alta dirección también carecía de visibilidad sobre la exactitud o el estado de la conciliación de cuentas. Además, no existía una metodología coherente entre las distintas áreas de negocio para realizar las conciliaciones de cuentas; varias cuentas permanecían sin conciliar y se dedicaba demasiado esfuerzo a identificar partidas abiertas en lugar de resolver las causas raíz subyacentes.
Solución
Smart Reconciliations de Smartstream se ha desarrollado para aportar nuevos niveles de automatización, estandarización y un mayor control a procesos intensivos en mano de obra. La solución es especialmente adecuada para grandes bancos que cuentan con muchos sublibros y miles de cuentas que deben certificarse en función de un calendario fiscal (mensual, trimestral, anual, etc.). La solución confirma que el saldo registrado en el sistema contable principal, como un libro mayor corporativo, está conciliado con el saldo y los registros de transacciones mantenidos en el mismo sistema o en subsistemas de soporte.
Beneficios
Un atractivo clave para el banco fue la oportunidad de aprovechar la solución para crear un método eficiente de conciliación de cuentas, que proporcionara informes oportunos a la dirección durante todo el ciclo. Otras razones incluyeron la digitalización del proceso de conciliación, la reducción significativa del tiempo de ciclo, el refuerzo del control y el aumento de la productividad de los conciliadores, permitiendo dedicar más tiempo a la resolución de excepciones y a la eliminación de defectos.
Las principales ventajas de la solución Smart Reconciiations de Smartstream son sus capacidades de automatización y control, que impulsan mejoras de productividad, consistencia y visibilidad del proceso, así como la reducción del tiempo de ciclo que los CFO y los responsables de control buscan para su cierre financiero. Históricamente, el proceso mensual se había seguido mediante la creación de cientos, si no miles, de hojas de cálculo, cada una almacenada y mantenida de forma independiente, lo que ofrecía una supervisión deficiente del progreso de las conciliaciones. En cambio, la justificación del libro mayor proporciona un repositorio único para todos los componentes del proceso de conciliación, desde los detalles de las cuentas hasta los saldos y cualquier documento justificativo. Cuenta con un modelo de estados estándar, que ofrece visibilidad completa para todos los usuarios, garantizando que sepan en qué fase se encuentra cada conciliación mediante un único panel en tiempo real.
El resultado es un sólido marco de gestión de riesgos, reforzado mediante conciliaciones automatizadas en tiempo real aplicadas a diario, mensualmente y trimestralmente, tanto a nivel de saldo de cuenta como de transacción. Las capacidades de seguimiento de la solución también garantizan que queden menos cuentas sin conciliar; con el repositorio único, todas las partidas antiguas pueden supervisarse y resolverse de manera oportuna. Además, el pico típico de actividad en torno al cierre de mes se suaviza, garantizando una carga de trabajo uniforme.
Además, se reducen los costes y se acortan los plazos, ya que las operaciones requieren menos mano de obra, lo que implica que se necesita una menor dotación de personal gracias a procesos basados en flujos de trabajo para la asignación de la titularidad de las cuentas, la distribución de los resultados de conciliación y la gestión de excepciones.
El cliente ha constatado beneficios tangibles. El tiempo de preparación se redujo drásticamente, y una unidad de negocio mostró un ahorro del 89 %, con una disminución de las horas-hombre de 890 a 97. Además, el esfuerzo global de los ciclos de conciliación también cayó un 5 %, lo que permitió dedicar más tiempo a completar conciliaciones de mayor calidad. La experiencia y los conocimientos de Smartstream respaldan el avance de la organización hacia un procesamiento de justificación del libro mayor más controlado, eficiente y transparente.
