La justification du grand livre est un aspect essentiel du rapprochement des comptes, effectuée sur une base mensuelle, trimestrielle et annuelle. Essentiellement, il s’agit d’un processus de certification des comptes qui permet aux organisations de se conformer aux exigences de reporting réglementaire. Aux États-Unis, par exemple, cela relève de la loi Sarbanes-Oxley de 2002 (SOX), plus précisément de la section 404 sur l’évaluation des risques descendante (TDRA), qui est supervisée par la Securities and Exchange Commission (SEC) et le Public Company Accounting Oversight Board (PCAOB). Cette réglementation s’applique non seulement aux États-Unis, mais aussi dans d’autres pays, en soutenant les enquêtes et les tests de contrôle liés au reporting financier interne.
Défis
Pour l’un de nos clients, une banque américaine de premier rang, leurs opérations s’étendaient sur plus de 100 systèmes de sous-grand-livres avec des interfaces manuelles, gérant plus de 150 000 comptes. Une équipe dédiée de 500 employés s’appuyait principalement sur des feuilles de calcul Excel pour les rapprochements. Cela a conduit à un nombre stupéfiant de 100 000 heures consacrées à la préparation des rapprochements et de 7 000 heures aux approbations et révisions. Le temps total requis pour préparer, rapprocher et investiguer le processus de rapprochement trimestriel était de quatre semaines.
Il y avait également des problèmes SOX spécifiquement liés à la transparence. La nature manuelle du rapprochement signifiait qu’il était non seulement sujet aux erreurs humaines, mais la direction générale manquait également de visibilité sur l’exactitude ou le statut du rapprochement des comptes. De plus, il n’y avait pas de méthodologie cohérente entre les différentes activités pour effectuer les rapprochements de comptes ; plusieurs comptes restaient non rapprochés, et trop d’efforts étaient consacrés à l’identification des éléments en suspens au lieu de résoudre les causes profondes sous-jacentes.
Solution
Smart Reconciliations de Smartstream a été développé pour apporter de nouveaux niveaux d’automatisation, de standardisation et de contrôle amélioré aux processus à forte intensité de main-d’œuvre. La solution est particulièrement adaptée aux grandes banques qui possèdent de nombreux sous-grand-livres et des milliers de comptes qui doivent être certifiés sur la base d’un calendrier fiscal (mensuel, trimestriel, annuel, etc.). La solution confirme que le solde détenu dans le système comptable principal, tel qu’un grand livre général d’entreprise, est rapproché avec le solde et les enregistrements de transactions détenus dans les mêmes sous-systèmes ou des sous-systèmes de support.
Avantages
Un attrait clé pour la banque était l’opportunité de tirer parti de la solution pour créer une méthode de rapprochement de comptes efficace, qui produisait des rapports opportuns à la direction tout au long du cycle. D’autres raisons incluaient la numérisation du processus de rapprochement, la réduction significative du temps de cycle, le renforcement du contrôle et l’augmentation de la productivité des rapprocheurs, permettant plus de temps pour la résolution des exceptions et l’élimination des défauts.
Les principaux avantages de la solution Smart Reconciliations de Smartstream résident dans ses capacités d’automatisation et de contrôle, qui améliorent la productivité, la cohérence et la visibilité des processus, ainsi que le temps de cycle réduit que les directeurs financiers et les contrôleurs recherchent pour leur clôture financière. Le processus mensuel était historiquement suivi par la création de centaines, voire de milliers, de feuilles de calcul, chacune stockée et maintenue indépendamment, offrant une mauvaise supervision des progrès réalisés dans les rapprochements. En revanche, la justification du grand livre fournit un référentiel unique pour tous les composants du processus de rapprochement, des détails des comptes aux soldes et à tous les documents justificatifs. Elle dispose d’un modèle d’état standard, qui offre une visibilité complète à tous les utilisateurs, garantissant qu’ils connaissent l’étape de chaque rapprochement grâce à un tableau de bord unique en temps réel.
Le résultat est un cadre de gestion des risques robuste, renforcé par des rapprochements automatisés et en temps réel appliqués quotidiennement, mensuellement et trimestriellement, tant au niveau du solde des comptes qu’au niveau des transactions. Les capacités de suivi de la solution garantissent également qu’un nombre réduit de comptes restent non rapprochés ; grâce au référentiel unique, tous les éléments anciens peuvent être surveillés et résolus en temps opportun. De plus, le pic d’activité typique de fin de mois est aplani, assurant une charge de travail équilibrée.
De plus, les coûts sont réduits et les délais raccourcis, car les opérations sont moins intensives en main-d’œuvre, ce qui signifie qu’un effectif moindre est requis pour l’opération grâce à des processus basés sur le flux de travail pour l’attribution de la propriété des comptes, la distribution des résultats de rapprochement et la gestion des exceptions.
Le client a constaté des avantages tangibles. Le temps de préparation a été considérablement réduit, une unité commerciale affichant une économie de 89 %, le nombre d’heures de travail passant de 890 à 97. De plus, l’effort global pour les cycles de rapprochement a également diminué de 5 %, permettant de consacrer plus de temps à la réalisation de rapprochements de meilleure qualité. L’expérience et l’expertise de Smartstream soutiennent la transition de l’organisation vers un traitement de justification du grand livre plus contrôlé, efficace et transparent.
