General Ledger Substantiation ist ein kritischer Aspekt des Kontenabgleichs, der auf monatlicher, vierteljährlicher und jährlicher Basis durchgeführt wird. Im Wesentlichen dient dies als Prozess der Kontenzertifizierung, der es Unternehmen ermöglicht, regulatorische Berichtsanforderungen zu erfüllen. In den USA fällt dies beispielsweise unter den Sarbanes-Oxley Act von 2002 (SOX), insbesondere unter Abschnitt 404 zur Top-Down-Risikobewertung (TDRA), der von der Securities and Exchange Commission (SEC) und dem Public Company Accounting Oversight Board (PCAOB) überwacht wird. Diese Regelung gilt nicht nur in den USA, sondern auch in anderen Ländern und unterstützt Untersuchungen sowie Kontrollprüfungen im Zusammenhang mit der internen Finanzberichterstattung.
Herausforderungen
Bei einem Tier-1-US-Bankkunden erstreckte sich der Betrieb über mehr als 100 Nebenbuchsysteme mit manuellen Schnittstellen, wobei mehr als 150.000 Konten verwaltet wurden. Ein engagiertes Team von 500 Mitarbeitern verließ sich beim Abgleich überwiegend auf Excel-Tabellen. Dies führte zu einem enormen Aufwand von 100.000 Stunden für die Vorbereitung der Abstimmungen und 7.000 Stunden für Genehmigungen und Prüfungen. Die Gesamtzeit, die für die Vorbereitung, den Abgleich und die Untersuchung des vierteljährlichen Abstimmungsprozesses benötigt wurde, betrug vier Wochen.
Es gab auch SOX-Probleme, die sich speziell auf die Transparenz bezogen. Die manuelle Art des Abgleichs bedeutete nicht nur eine Anfälligkeit für menschliche Fehler, sondern dem oberen Management fehlte auch der Einblick in die Genauigkeit oder den Status des Kontenabgleichs. Zudem gab es keine konsistente Methodik über die Geschäftsbereiche hinweg, um Kontenabstimmungen durchzuführen; mehrere Konten blieben unabgestimmt, und es wurde zu viel Aufwand in die Identifizierung offener Posten investiert, anstatt die zugrunde liegenden Ursachen zu beheben.
Lösung
Smart Reconciliations von Smartstream wurde entwickelt, um ein neues Maß an Automatisierung, Standardisierung und verbesserter Kontrolle in arbeitsintensive Prozesse zu bringen. Die Lösung eignet sich besonders für Großbanken mit vielen Nebenbüchern und Tausenden von Konten, die auf Basis eines Finanzkalenders (monatlich, vierteljährlich, jährlich usw.) zertifiziert werden müssen. Die Lösung bestätigt, dass der Saldo im primären Buchhaltungssystem, wie z. B. einem Hauptbuch des Unternehmens, mit dem Saldo und den Transaktionsdatensätzen in denselben oder unterstützenden Untersystemen übereinstimmt.
Vorteile
Ein Hauptargument für die Bank war die Möglichkeit, die Lösung zu nutzen, um eine effiziente Methode zur Kontenabstimmung zu schaffen, die während des gesamten Zyklus eine zeitnahe Berichterstattung an das Management ermöglichte. Weitere Gründe waren die Digitalisierung des Abstimmungsprozesses, eine erhebliche Verkürzung der Zykluszeit, eine strengere Kontrolle und eine Steigerung der Produktivität der zuständigen Mitarbeiter, wodurch mehr Zeit für die Klärung von Ausnahmen und die Beseitigung von Fehlern blieb.
Die Hauptvorteile der Smart Reconciliations Lösung von Smartstream liegen in ihren Automatisierungs- und Kontrollfunktionen, die Produktivitätsverbesserungen, Prozesskonsistenz und Transparenz sowie die verkürzte Zykluszeit fördern, die CFOs und Controller für ihren Finanzabschluss anstreben. Der monatliche Prozess wurde in der Vergangenheit durch die Erstellung von Hunderten, wenn nicht Tausenden von Tabellenkalkulationen verfolgt, die jeweils unabhängig voneinander gespeichert und gepflegt wurden, was eine schlechte Übersicht über den Fortschritt der Abstimmungen ermöglichte. Im Gegensatz dazu bietet General Ledger Substantiation ein zentrales Repository für alle Komponenten des Abstimmungsprozesses, von Kontodetails über Salden bis hin zu allen Belegdokumenten. Es verfügt über ein Standard-Statusmodell, das allen Benutzern vollständige Transparenz bietet und sicherstellt, dass sie über ein einziges Echtzeit-Dashboard wissen, in welchem Stadium sich jede Abstimmung befindet.
Das Ergebnis ist ein robustes Risikomanagement-Framework, das durch automatisierte Echtzeit-Abstimmungen gestärkt wird, die täglich, monatlich und vierteljährlich sowohl auf Kontensalden- als auch auf Transaktionsebene durchgeführt werden. Die Tracking-Funktionen der Lösung stellen zudem sicher, dass weniger Konten unabgestimmt bleiben; mit dem zentralen Repository können alle gealterten Posten zeitnah überwacht und gelöst werden. Zusätzlich wird die typische Aktivitätsspitze zum Monatsende abgeflacht, was eine gleichmäßige Arbeitsbelastung gewährleistet.
Darüber hinaus werden die Kosten gesenkt und die Zeitpläne verkürzt, da die Abläufe weniger arbeitsintensiv sind. Dies bedeutet, dass aufgrund von workflowbasierten Prozessen für die Zuweisung der Kontenverantwortung, die Verteilung der Abstimmungsergebnisse und das Exception Management weniger Personal für den Betrieb erforderlich ist.
Der Kunde hat greifbare Vorteile festgestellt. Die Vorbereitungszeit wurde drastisch verkürzt, wobei ein Geschäftsbereich eine Einsparung von 89 % verzeichnete und die Anzahl der Arbeitsstunden von 890 auf 97 sank. Darüber hinaus sank der Gesamtaufwand für die Abstimmungszyklen um 5 %, wodurch mehr Zeit für die Durchführung qualitativ hochwertigerer Abstimmungen zur Verfügung stand. Die Erfahrung und Expertise von Smartstream unterstützen den Übergang des Unternehmens zu einer kontrollierteren, effizienteren und transparenteren Verarbeitung der General Ledger Substantiation.
