A comprovação do razão geral é um aspeto crítico da reconciliação de contas, realizada mensalmente, trimestralmente e no fecho do ano. Essencialmente, funciona como um processo de certificação de contas que permite às organizações cumprir os requisitos de reporte regulamentar. Nos EUA, por exemplo, isto enquadra-se na Lei Sarbanes-Oxley de 2002 (SOX), especificamente na Secção 404 sobre avaliação de risco top-down (TDRA), supervisionada pela Securities and Exchange Commission (SEC) e pelo Public Company Accounting Oversight Board (PCAOB). Esta regulamentação aplica-se não só nos EUA, mas também noutros países, apoiando investigações e testes de controlo relacionados com o reporte financeiro interno.
Desafios
Para um cliente, um banco norte-americano de Nível 1, as suas operações abrangiam mais de 100 sistemas de sub-razão com interfaces manuais, gerindo mais de 150.000 contas. Uma equipa dedicada de 500 colaboradores dependia predominantemente de folhas de cálculo Excel para as reconciliações. Isto resultou em impressionantes 100.000 horas despendidas na preparação das reconciliações e 7.000 horas em aprovações e revisões. O tempo total necessário para preparar, reconciliar e investigar o processo de reconciliação trimestral era de quatro semanas.
Havia também questões de SOX especificamente relacionadas com a transparência. A natureza manual da reconciliação significava que não só estava sujeita a erro humano, como a gestão de topo também não tinha visibilidade sobre a exatidão ou o estado da reconciliação de contas. Além disso, não existia uma metodologia consistente entre as áreas de negócio para realizar reconciliações de contas; várias contas permaneciam por reconciliar e era aplicado demasiado esforço na identificação de itens em aberto, em vez de resolver as respetivas causas-raiz subjacentes.
Solução
O Smart Reconciliations da Smartstream foi desenvolvido para trazer novos níveis de automatização, normalização e controlo reforçado a processos intensivos em mão de obra. A solução é particularmente adequada para grandes bancos que têm muitos sub-razões e milhares de contas que precisam de ser certificadas com base num calendário fiscal (mensal, trimestral, anual, etc.). A solução confirma que o saldo registado no sistema contabilístico principal de referência, como um razão geral empresarial, é reconciliado com o saldo e os registos de transações mantidos no mesmo sistema ou em subsistemas de suporte.
Benefícios
Um dos principais atrativos para o banco foi a oportunidade de tirar partido da solução para criar um método eficiente de reconciliação de contas, que produzisse reportes atempados para a gestão ao longo de todo o ciclo. Outras razões incluíram a digitalização do processo de reconciliação, a redução significativa do tempo de ciclo, o reforço do controlo e o aumento da produtividade dos responsáveis pelas reconciliações, permitindo mais tempo para a resolução de exceções e a eliminação de defeitos.
As principais vantagens da solução Smart Reconciiations da Smartstream são as suas capacidades de automatização e controlo, impulsionando melhorias de produtividade, consistência e visibilidade do processo, bem como a redução do tempo de ciclo que CFOs e controllers procuram para o fecho financeiro. Historicamente, o processo mensal era acompanhado através da criação de centenas, se não milhares, de folhas de cálculo, cada uma armazenada e mantida de forma independente, proporcionando uma fraca supervisão do progresso realizado nas reconciliações. Em contraste, a comprovação do razão geral disponibiliza um repositório único para todos os componentes do processo de reconciliação, desde os detalhes das contas aos saldos e a quaisquer documentos comprovativos. Dispõe de um modelo de estados padrão, que oferece visibilidade total para todos os utilizadores, garantindo que sabem em que fase se encontra cada reconciliação através de um único painel em tempo real.
O resultado é um quadro robusto de gestão de risco, reforçado através de reconciliações automatizadas em tempo real aplicadas diariamente, mensalmente e trimestralmente, tanto ao nível do saldo das contas como ao nível das transações. As capacidades de acompanhamento da solução também garantem que menos contas ficam por reconciliar; com o repositório único, todos os itens antigos podem ser monitorizados e resolvidos atempadamente. Além disso, o pico típico de atividade no final do mês é suavizado, garantindo uma carga de trabalho mais uniforme.
Além disso, os custos são reduzidos e os prazos encurtados, uma vez que as operações são menos intensivas em mão de obra, o que significa que é necessário um menor número de colaboradores devido a processos baseados em workflow para atribuição de propriedade das contas, distribuição dos resultados das reconciliações e gestão de exceções.
O cliente encontrou benefícios tangíveis. O tempo de preparação foi drasticamente reduzido, com uma unidade de negócio a apresentar uma poupança de 89%, com o número de horas-homem a diminuir de 890 para 97. Além disso, o esforço global dos ciclos de reconciliação também caiu 5%, permitindo dedicar mais tempo à realização de reconciliações de maior qualidade. A experiência e a especialização da Smartstream apoiam a transição da organização para um processamento de comprovação do razão geral mais controlado, eficiente e transparente.
