总账证明是账户对账的一个关键环节，按月度、季度和年度进行。从本质上讲，它是一种账户认证流程，使组织能够遵守监管报告要求。例如，在美国，这属于 2002 年《萨班斯-奥克斯利法案》（SOX），特别是关于自上而下风险评估（TDRA）的第 404 条，该条款由美国证券交易委员会（SEC）和上市公司会计监督委员会（PCAOB）监管。这项法规不仅适用于美国，也适用于其他国家，支持与内部财务报告相关的调查和控制测试。
挑战
对于一家美国一级银行客户而言，其业务跨越了 100 多个带有手动接口的子账系统，管理着超过 150,000 个账户。一个由 500 名员工组成的专门团队主要依靠 Excel 电子表格进行对账。这导致在准备对账上花费了惊人的 100,000 小时，在审批和复核上花费了 7,000 小时。准备、对账和调查季度对账流程所需的总时间长达四周。
此外，还存在专门与透明度相关的 SOX 问题。对账的手动性质意味着它不仅容易出现人为错误，而且高层管理人员也缺乏对账户对账准确性或状态的可见性。此外，各业务部门之间缺乏一致的账户对账方法；多个账户仍未对账，且过多的精力放在了识别未结项上，而非解决根本原因。
解决方案
Smartstream 的 Smart Reconciliations 旨在为劳动密集型流程带来全新的自动化、标准化和增强型控制。该解决方案特别适用于拥有众多子账和成千上万个需要根据财政日历（月度、季度、年度等）进行认证的账户的大型银行。该解决方案可确认主要会计记录系统（如企业总账）中的余额与相同或支持性子系统中持有的余额及交易记录一致。
优势
对该银行的一个主要吸引力在于，有机会利用该解决方案创建一种高效的账户对账方法，从而在整个周期内向管理层提供及时的报告。其他原因还包括将对账流程数字化、显著缩短周期时间、加强控制以及提高对账人员的生产力，从而留出更多时间用于异常处理和消除缺陷。
Smartstream 的 Smart Reconciliations 解决方案的主要优势在于其自动化和控制能力，能够推动生产力提升、流程一致性和可见性，并缩短首席财务官和财务总监在财务结账时所追求的周期时间。从历史上看，月度流程一直通过创建数百甚至数千个电子表格来跟踪，每个表格都独立存储和维护，导致对整个对账进度的监督不力。相比之下，总账证明为对账流程的所有组成部分（从账户详情到余额及任何证明文件）提供了一个统一的存储库。它拥有标准的各种状态模型，为所有用户提供完全的可见性，确保他们通过单一的实时仪表板了解每项对账所处的阶段。
其结果是一个稳健的风险管理框架，通过在账户余额和交易层面应用的每日、每月和每季度的自动化实时对账得到加强。该解决方案的跟踪能力还确保了更少的账户保持未对账状态；通过统一的存储库，所有账龄项都可以得到及时的监控和解决。此外，月末前后的典型活动高峰被平摊，确保了工作量的均衡。
此外，由于操作的劳动密集程度降低，成本得以降低，时间表也得以缩短，这意味着由于采用了基于工作流的账户所有权分配、对账结果分发和异常管理流程，操作所需的人员编制更少。
客户已经发现了切实的利益。准备时间大幅缩减，其中一个业务部门节省了 89%，工时从 890 小时减少到 97 小时。此外，对账周期的整体工作量也下降了 5%，从而可以投入更多时间来完成更高质量的对账。Smartstream 的经验和专业知识支持该组织向更受控、更高效、更透明的总账证明处理转型。
