Todos os meses, a equipa da Prudential tem de reconciliar milhares de transações para garantir que todos os pagamentos dos clientes, através de vários canais, são recebidos com precisão e que todos os sinistros, indemnizações e outras despesas são pagos prontamente. Este processo envolve uma comparação meticulosa dos extratos bancários com os livros auxiliares internos para identificar e resolver discrepâncias. No entanto, o processo de reconciliação é altamente manual e repetitivo, o que o torna pouco escalável e pouco gratificante para o pessoal envolvido. A Prudential (Singapura) necessitava de uma solução para novos métodos de pagamento, permitindo ao seu departamento financeiro transformar um desafio empresarial numa vantagem competitiva.
Desafios
A Prudential (Singapura) enfrentou o desafio de satisfazer a procura dos clientes por vários novos canais de pagamento. Tradicionalmente, os clientes utilizavam os bancos para pagar produtos de proteção, poupança e investimento através de opções como transferências em caixas automáticos, banca online e cartões de crédito. No entanto, o surgimento de formas de pagamento eletrónicas e de carteiras digitais, facilitado por códigos QR e aplicações móveis, proporcionou novas escolhas aos clientes. Este ambiente dinâmico apresenta desafios para empresas como a Prudential, que precisam de prestar assistência a estes novos canais e gerir todos os tipos de transações.
A falta de normalização entre os bancos no que diz respeito à comunicação de informações de pagamento causa discrepâncias entre o montante pago e a fatura do produto. Consequentemente, a equipa financeira da Prudential tinha de cruzar cada cheque ou transferência bancária com os números de referência bancária, as identidades dos clientes e as faturas dos produtos. A gestão de múltiplas contas levou a um volume de trabalho significativo e a introdução de novos canais de pagamento tornou a situação insustentável.
Solução
A plataforma Smart Reconciliations Premium da Smartstream proporcionou à Prudential uma correspondência diária e automatizada de transferências de dinheiro, de entrada e saída, completa com um rasto de auditoria.
Implementação
O Smart Reconciliations Premium OnDemand é agnóstico em relação ao canal de pagamento. Assim que todos os pagamentos são aceites ou entregues, a solução entra em ação, analisando todas as transações em ambas as direções que estão registadas no livro auxiliar da Prudential e nos extratos bancários.
A solução analisa todos estes extratos e faz a sua correspondência, de modo a que exista um registo claro que ligue as ações aos movimentos de dinheiro. Em seguida, assinala qualquer elemento que não coincida para que a equipa financeira da Prudential possa efetuar o acompanhamento.
Benefícios
- Transformação do lote de reconciliação mensal num lote diário
- Eliminação de erros decorrentes do manuseamento manual
- Melhoria da transparência e do controlo com rasto de auditoria
- Capacitação do pessoal para se concentrar num pequeno número de discrepâncias e noutras tarefas de valor acrescentado
- Melhoria do moral do pessoal e do equilíbrio entre a vida profissional e pessoal
- Solução escalável com o aumento do volume
- Preparação do terreno para impulsionar a reconciliação automatizada em toda a área financeira
Andreas Rosenthal, Chief Financial Officer, Prudential Singapura
“Recorremos à Smartstream e implementámos a sua plataforma Smart Reconciliations Premium com o objetivo principal de automatizar as reconciliações bancárias. Os benefícios têm sido excelentes. Melhorou o equilíbrio entre a vida profissional e pessoal da nossa equipa ao eliminar todo o trabalho manual, permitiu-nos escalar o nosso negócio e isto tem um impacto direto nos nossos clientes, uma vez que conseguimos reconciliar pagamentos muito mais rapidamente”
