Überblick
Ein Tier-1-Asset-Servicing-Unternehmen, das Cash- und Wertpapierabstimmungen über ein 1.200-köpfiges Operations-Team verwaltet, setzte Smart Agents ein, um fragmentierte manuelle Prozesse zu kodifizieren und die Abhängigkeit von E-Mail-gesteuerten Workflows über getrennte Systeme hinweg zu eliminieren.
Herausforderung
Die Abstimmungs-Operationen des Unternehmens erstreckten sich über mehrere getrennte Systeme, wobei E-Mail als primärer Kommunikationskanal für das Exception Management und die Korrespondenz mit Gegenparteien genutzt wurde. Dies schuf eine hohe menschliche Abhängigkeit während des gesamten Prozesses und verschärfte das Fluktuationsrisiko, da institutionelles Wissen bei einzelnen Mitarbeitern verblieb, anstatt systematisch erfasst zu werden. In großem Maßstab machte die Kombination aus Fragmentierung und manuellen Übergaben eine konsistente, prüfbare Prozessausführung zunehmend schwieriger aufrechtzuerhalten.
Lösung
Das Unternehmen implementierte Smart Agents, um seine Abstimmungs-Workflows zu kodifizieren und E-Mail-abhängige Prozesse durch eine strukturierte, autonome Agenten-Ausführung zu ersetzen. Smart Agents erfassten vorhandenes institutionelles Wissen und Standardarbeitsanweisungen. Dies ermöglichte es den Agenten, Ausnahmen zu untersuchen, Daten aus verbundenen Systemen abzurufen, strukturierte Mitteilungen direkt an Gegenparteien zu senden und Fälle mit einem vollständigen Audit-Trail abzuschließen, wodurch die Abhängigkeit von individuellem Fachwissen verringert und ein wiederholbares, skalierbares Betriebsmodell geschaffen wurde.
Vorteile
Smart Agents kodifizierten 90 % der Abstimmungsprozesse des Unternehmens und transformierten zuvor undokumentierte, personenabhängige Workflows in gesteuerte, prüfbare und von Agenten ausgeführte Operationen. Die Abhängigkeit von E-Mails als primärem Koordinationsmechanismus wurde eliminiert, was das Fluktuationsrisiko erheblich senkte und die Prozesskonsistenz verbesserte. Es wird prognostiziert, dass das Projekt über drei Jahre operative Einsparungen in Höhe von 64 Millionen $ liefern wird, was das bisher bedeutendste Transformationsprogramm für Abstimmungen des Unternehmens darstellt.
