Thomas Steinborn, Chief Product and Technology Officer bei Smartstream, erläutert, wie agentische KI Finanzprozesse neu gestaltet – durch autonome, auditfähige Workflows, die manuellen Aufwand reduzieren, Risiken senken und messbare Effizienzgewinne in ausnahmeintensiven Backoffice-Prozessen erschließen.
Finanzinstitute stehen an einem entscheidenden Punkt der operativen Transformation. Trotz jahrzehntelanger Investitionen in Automatisierung werden Backoffice-Operationen weiterhin von ausnahmeintensiven Workflows dominiert, die bis zu 70 % des operativen Aufwands beanspruchen. Analysten verbringen ihre Zeit damit, Daten über fragmentierte Systeme hinweg zusammenzutragen, sich auf informelles Erfahrungswissen zu stützen und manuelle Aufgaben zu wiederholen, aus denen Workflows nie lernen. Das Ergebnis sind höhere Kosten, langsamere Klärung und ein erhöhtes operatives sowie Compliance-Risiko.
Derzeit vollzieht sich ein grundlegender Wandel. Eine neue Klasse von Intelligenz – agentische KI – hat sich als nächster Beschleuniger für Effizienz, Genauigkeit und Risikoreduktion in Finanzprozessen etabliert. Im Gegensatz zu traditioneller oder generativer KI, die vor allem berät oder Inhalte erzeugt, kann agentische KI mehrstufige Workflows Ende-zu-Ende autonom planen, entscheiden und ausführen – mit vollständiger Transparenz und, wo erforderlich, menschlicher Aufsicht. Diese Fähigkeit verändert grundlegend, wie Backoffices arbeiten.
Warum die Automatisierung ins Stocken geraten ist
Die meisten Banken stehen vor drei tief verwurzelten Hürden, die die Automatisierung seit Jahrzehnten ausbremsen.
Erstens zwingt Datenfragmentierung Analysten zu langsamen, manuellen „User-chasing-data“-Prozessen über voneinander getrennte Systeme hinweg. Zweitens führt die Abhängigkeit von Menschen dazu, dass kritisches operatives Wissen in den Köpfen von Fachexperten steckt – nicht in institutionellen Systemen. Drittens sorgt Workflow-Stagnation dafür, dass Prozesse nie lernen oder sich verbessern, wodurch endlose Zyklen aus Nacharbeit, Triage und ausufernder Kommunikation entstehen. Diese Herausforderungen sind besonders ausgeprägt in hochvolumigen Prozessen wie Abstimmungen, Cash Breaks, Settlement-Exceptions sowie Untersuchungen zur Geldwäschebekämpfung (AML) und Know Your Customer (KYC) – Bereiche, in denen regulatorischer Druck und Datenkomplexität weiter zunehmen.
Operations neu denken: Die Zukunft liegt nicht im Reparieren von Prozessen, sondern in ihrer Neugestaltung
Die Zukunft gehört Instituten, die bereit sind, neu zu denken statt nur zu verfeinern – und repetitive Aufgaben durch lernfähige, intelligente Systeme zu ersetzen. Genau hier sorgen Smartstream’s Smart Agents für einen Quantensprung.
Smart Agents, angetrieben durch agentische KI, sind speziell entwickelte digitale Operatoren für ausnahmeintensive Finanz-Workflows. Statt dass Analysten mehrere Systeme bedienen müssen, bringen Smart Agents die richtigen Daten, Erkenntnisse und Aktionen direkt zum Nutzer – oder lösen Fälle autonom ohne menschliches Eingreifen. Sie interpretieren Exceptions, sammeln und validieren Daten, bestimmen den richtigen Lösungsweg, führen Aktionen systemübergreifend aus und protokollieren jede Entscheidung mit vollständiger Auditierbarkeit.
Damit vollzieht sich der Schritt von Automatisierung zu autonomen Abläufen: eine erklärbare, robuste Intelligenzschicht, die Governance stärkt, die Audit-Readiness verbessert und Risiken reduziert – und sich zugleich mühelos in der gesamten Organisation skalieren lässt.
Vom manuellen Aufwand zu selbststeuernden Workflows
Mit Smart Agents werden ausnahmeintensive, manuelle Backoffice-Workflows in großem Maßstab transformiert. Workflows werden selbststeuernd:
- Daten werden bereitgestellt, nicht gesucht
- Exceptions werden mit minimaler Triage gelöst
- Prozesse lernen kontinuierlich und verbessern sich
- Kommunikation wird zielgerichtet und automatisiert
- Abläufe verwalten und optimieren sich selbst
Manuelle Berührungspunkte – von Datenerhebung und Abgleich über Ausführung bis hin zu Validierung – werden systematisch entfernt. Menschliches Eingreifen ist nur dort erforderlich, wo Urteilsvermögen oder Governance essenziell sind. Die Wirkung ist unmittelbar und messbar. Institute erzielen Effizienzgewinne von 20–40 %, reduzieren manuelle Untersuchungsaufwände um bis zu 70 %, verbessern die SLA-Performance, senken die Cost-to-Serve und stärken Audit- und Compliance-Kontrollen. Operative Teams werden entlastet und können sich auf Aufsicht, Risikomanagement und wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren – statt auf repetitive Klärungsaufgaben.
Der Smartstream-Vorteil
Mit über vier Jahrzehnten bewährter Branchenexpertise verbindet Smartstream tiefes Know-how im Finanzdienstleistungsbereich mit führender agentischer KI. Smart Agents sind tief in Smartstream’s Ökosystem sowie in die Infrastrukturen der Kunden integriert und bieten schnelles Onboarding, richtliniengesteuerte Autonomie, native Auditierbarkeit, elastische Skalierbarkeit und eine kontinuierlich besser werdende Intelligenz.
Das autonome Backoffice ist keine Zukunftsvision mehr, sondern eine praktische, skalierbare Realität, die bereits verändert, wie moderne Institute arbeiten. Wer es jetzt annimmt, wird die skalierbaren, resilienten, zukunftsfähigen Operating Models aufbauen, die die nächste Ära der Performance prägen.
