総勘定元帳の実証は、勘定照合の重要な側面であり、月次、四半期、および年度末に実施されます。本質的には、組織が規制報告要件を遵守できるようにする勘定認証プロセスとして機能します。例えば米国では、これは2002年サーベンス・オクスリー法(SOX)、特に証券取引委員会(SEC)および公開会社会計監視委員会(PCAOB)によって監督されるトップダウンリスク評価(TDRA)に関するセクション404に該当します。この規制は米国だけでなく他の国々にも適用され、内部財務報告に関連する調査および統制テストを支援します。
課題
あるティア1米国銀行のクライアントでは、手動インターフェースを持つ100以上のサブ台帳システムにわたって業務が展開され、150,000以上の勘定を管理していました。500名の専任チームは、照合作業に主にExcelスプレッドシートを使用していました。その結果、照合準備に100,000時間、承認とレビューに7,000時間という膨大な時間が費やされていました。四半期照合プロセスの準備、照合、調査に必要な総時間は4週間でした。
また、透明性に関連するSOX上の問題もありました。照合作業が手作業であったため、人的ミスが発生しやすいだけでなく、経営陣も勘定照合の正確性や状況を把握できませんでした。さらに、事業部門間で勘定照合を実施する一貫した方法論がなく、複数の勘定が未照合のままであり、根本原因の解決ではなく未解決項目の特定に過度の労力が費やされていました。
ソリューション
SmartStreamのSmart Reconciliationsは、労働集約的なプロセスに新たなレベルの自動化、標準化、および強化された統制をもたらすために開発されました。このソリューションは、多数のサブ台帳と、会計カレンダー(月次、四半期、年次など)に基づいて認証が必要な数千の勘定を持つ大規模銀行に特に適しています。このソリューションは、企業総勘定元帳などの主要会計記録システムに保持されている残高が、同一または関連するサブシステムに保持されている残高および取引記録と照合されていることを確認します。
メリット
この銀行にとっての主な魅力は、このソリューションを活用して効率的な勘定照合方法を構築し、サイクル全体を通じて経営陣にタイムリーな報告を提供できる機会でした。その他の理由としては、照合プロセスのデジタル化、サイクルタイムの大幅な短縮、統制の強化、照合担当者の生産性向上により、例外解決と欠陥の排除により多くの時間を割けるようになることが挙げられました。
SmartStreamのSmart Reconciliationsソリューションの主な利点は、その自動化と統制機能であり、生産性の向上、プロセスの一貫性と可視性、そしてCFOやコントローラーが財務クローズに求めるサイクルタイムの短縮を実現します。月次プロセスは従来、数百、場合によっては数千のスプレッドシートの作成を通じて追跡されており、それぞれが独立して保存・管理されていたため、照合全体の進捗状況の把握が不十分でした。対照的に、総勘定元帳の実証は、勘定詳細から残高、裏付け書類に至るまで、照合プロセスのすべてのコンポーネントを単一のリポジトリで提供します。標準的な状態モデルを備えており、すべてのユーザーに完全な可視性を提供し、単一のリアルタイムダッシュボードを通じて各照合がどの段階にあるかを確実に把握できます。
その結果、堅牢なリスク管理フレームワークが実現され、勘定残高レベルと取引レベルの両方で日次、月次、四半期ごとに適用される自動化されたリアルタイム照合によって強化されます。このソリューションの追跡機能により、未照合の勘定が減少することも保証されます。単一のリポジトリにより、すべての経過項目を監視し、タイムリーに解決できます。さらに、月末に見られる典型的な業務の急増が平準化され、均等な作業負荷が確保されます。
さらに、業務の労働集約性が低下するため、コストが削減され、スケジュールが短縮されます。これは、勘定所有権の割り当て、照合結果の配布、例外管理のためのワークフローベースのプロセスにより、業務に必要な人員が少なくて済むことを意味します。
クライアントは具体的なメリットを実感しています。準備時間は劇的に短縮され、ある事業部門では89%の削減を示し、工数が890時間から97時間に減少しました。さらに、照合サイクル全体の労力も5%削減され、より高品質な照合の完了により多くの時間を費やせるようになりました。SmartStreamの経験と専門知識は、組織がより統制され、効率的で、透明性の高い総勘定元帳実証処理への移行を支援しています。
